Funktionsbezogene Mail-Adressen vereinfachen Kommunikation
Momentan kommt es leider immer wieder vor, dass beim Versenden von Mails an die Mitgliedsvereine des SKV, Vorstände Informationen entweder gar nicht erhalten oder die Informationen an die falschen Personen gehen.
Einer der Gründe hierfür ist in erster Linie, dass die Namen in der Mail-Adresse mit einer bestimmten Person verbunden sind, jedoch nicht mit ihrer FUNKTION. Wenn z.B. neue Vereinsvorstände gewählt werden, dann ändern sich sehr oft auch die Personen, sprich die Namen. Oftmals werden die neuen Namen aber nicht sofort in die Mail-Adresse übertragen. Darüber hinaus nutzen manche Vereine persönliche Mail-Adressen bzw. nur Alias-Adressen. Sie empfangen und senden somit mit unterschiedlichen Adressen – was zu Verwirrung führt.
Die Mehraufwände für Vereine und öffentliche Stellen wegen geänderter und im Endeffekt fehlerhafter Adressen sind beträchtlich. Besonders fehleranfällig sind Akronym-Adressen. Vereine generieren so unbewusst Arbeit für andere – außerhalb des Vereins.
Die Lösung bzw. eine einfache Alternative bietet die Nutzung von Funktionsadressen, z.B. für Vereinsvorstände und deren Vertreter. Beispiel: Der SKV hat für die Schlüsselpersonen in seinem Vorstand funktionsbezogene Mail-Adressen eingeführt:
– vorsitzender@skv-ruesselsheim.de
– kassierer@skv-ruesselsheim.de
– schriftfuehrer@skv-ruesselsheim.de
– pressewart@skv-ruesselsheim.de
Soll eine Mail an den gesamten Vorstand gehen, lautet sie
Ändern sich die Personen bei einer Neuwahl, bleibt die funktionsbezogene Mail-Adresse weiterhin bestehen. Lediglich vereinsintern muss der neue Name mit der entsprechenden funktionsbezogenen Adresse verknüpft werden. Das bedeutet, beim Wechsel eines Vorstandsmitglieds muss für das Funktionspostfach einfach nur das Passwort geändert werden. Der Nachfolger bekommt das neue Passwort, erhält so Zugriff und kann auch vorangegangene Kommunikation einsehen.
Für Außenstehende bleibt alles wie gehabt, d.h. die Mail-Adresse ändert sich nicht. Das reduziert den Aufwand und die Fehleranfälligkeit für Vereine und öffentliche Stellen. Die Vereine empfangen und senden mit einheitlicher Adresse.
Technische Empfehlungen
Die Opensource-Anwendung Thunderbird ist gleichwertig mit Outlook. Sie ist auf fast allen Betriebssystemen verfügbar (z.B. Windows, MacOS, Android, Unix). Damit können mehrere Mail-Postfächer einfach verwaltet werden.
Bei der Einbindung eines Mail-Postfachs mittels IMAP-Protokolls können Mails auf allen Geräten synchronisiert gehalten und überall bearbeitet werden.
Für Fragen zu dem Thema, wenden Sie sich bitte per E-mail an Torsten Steinborn:
kassierer@skv-ruesselsheim.de
